Шум бюрократии

Или как я оптимизировал таск-менеджмент и проверку отчетов в бюджетке.

Задача

Наладить управление и контроль за работами по содержанию городской инфраструктуры

Проблемы

Процесс. Задачи ставили неформально — в WhatsApp или письма без юридической силы. Это приводило к потере поручений.
Контроль. Отчёты о работе поступали в чаты. Чтобы проверить акт на 30 страниц, нужно было вручную искать фотоотчёт по каждому адресу в переписке. Проверка занимала 1–2 недели.
Риски. Из-за потери задач и долгой проверки 48% работ выполнялись с просрочкой. Каждый случай — нарушение 44-ФЗ и штраф 5 000–10 000 ₽ на должностное лицо. В месяц это создавало персональный финансовый риск до 200 000 ₽.
Аналитика. Не было данных о том, сколько задач в работе, как долго их выполняют и где возникают задержки.

Представьте: вы — диспетчер такси, но у вас нет рации, карты и списка машин. Вы просто кричите во двор и надеетесь, что кто-то отзовётся. Вот так примерно я себя и чувствовал первые месяцы.

Влад

Архитектор процессов | Системный аналитик

Решение

Учёт задач. Все поручения стали фиксировать в бесплатном таск-менеджере YouGile. У каждой задачи появился статус, срок и ответственный.
Стандартный отчёт. Для отчётности создали Яндекс.Форму. Подрядчики указывали адрес, вид работы и прикладывали фото. Данные автоматически собирались в таблицу.
Автоматическая проверка. В Excel настроили сводную таблицу с макросом. Он автоматически сравнивал данные из формы с данными из акта подрядчика и выделял адреса с расхождениями.

Результат

Просрочки. Доля работ, выполненных с нарушением срока, снизилась с 48% до 3%.
Время проверки. Срок согласования актов сократился с 1–2 недель до 1 часа.
Аналитика. Появились данные для анализа: статистика по выполнению, сроки, загруженность подрядчиков. Это помогло находить и устранять узкие места в процессе.

Самое забавное, что когда я показал начальнику эту «магию» с одной таблицей, он долго молчал, а потом спросил: «И это всё?». Да, всё. Иногда решение — это не миллион на софт, а пара часов на то, чтобы правильно связать между собой простые и понятные инструменты.

Влад

Архитектор процессов | Системный аналитик

Нужна похожая система под ваш бизнес?
Пишите!